[Zahlungsverkehr] Rechnungen per E-Mail

Bedingt durch meine selbstständige Tätigkeit verschicke ich regelmäßig Rechnungen an meine Kunden. Da ich allerdings diese Rechnungen per E-Mail verschicke, muss ich dafür Sorge tragen, dass diese eine gültige Signatur nach dem SigG (Signaturgesetz) tragen. Diese Signatur ist zur Überprüfung gedacht, dass die Rechnung in der Zwischenzeit nicht verändert wurde und immer noch im Originalzustand ist.

Dieses muss dann vom Empfänger überprüft werden, wenn dieser die Rechnung z.B. beim Finanzamt für die Vorsteuer einreicht. (Wer dazu mehr wissen will, dem empfehle ich die Erklärungsseite meines Signaturdienstleisters Signagate.)

Heute wurde ich von einem Kunden allerdings auf ein Phänomen aufmerksam gemacht, was mir ernsthaft zu denken gibt. Er hatte die Rechnung wie in meiner Mail beschrieben über das Tool von Signagate überprüfen lassen und die Überprüfung schlug fehl. Jetzt ist guter Rat schwer und so schickte er mir sowohl eine Kopie meiner Rechnung als auch das Prüfprotokoll zu.

Bei einem direkten Vergleich der beiden Rechnungen (meine Originaldatei und sein E-Mail Anhang) zeigte sich dann das Problem: Die Dateien waren nicht mehr identisch. Da meine Datei mit der selben E-Mail verschickt wurde wie seine kann ich davon ausgehen, dass das Versandsystem in Ordnung ist. (Ich bekomme alle von diesem System versendeten Mails als Blindkopie zur Archivierung zugeschickt.)

Somit muss also auf dem Weg zwischen meinem Mailserver und dem empfangenden Mailserver bzw. im Mailprogramm des Kunden die Datei verändert worden sein. Mal abgesehen davon, dass der sichtbare Inhalt noch gleich war also die Rechnung ordentlich bezahlt wird, ist die Rechnung für das Finanzamt und andere staatliche Stellen, die auf einer gültigen Signatur nach dem SigG bestehen nichts mehr wert.

Jetzt stellt sich mir die Frage: Warum zum Teufel verändert ein Mailserver oder ein Mailprogramm die Anhänge einer E-Mail? Welcher Programmierer hat da nicht begriffen was eine unveränderte Zustellung der Mail ist?

Ich werde in Zukunft jedenfalls sehen, dass ich nur noch einen verschlüsselten Downloadlink für die Rechnung per E-Mail bereit stelle um zu vermeiden, dass die Rechnung durch irgendwelche E-Mail-Anwendungen verändert wird.